Onderdeel van Informatietheorie en cybernetica in organisaties
Je bent aan het werk en er gebeurt iets dat de gewoonlijke voortgang negatief beïnvloedt. Het kan zijn dat deze verstoring een incident is, maar misschien komt het vaker voor. Hoe pak je een verstoring zo effectief en efficiënt mogelijk aan? Er zijn drie aanpakken te onderscheiden, elk met hun voor- en nadelen. Ik werk ze uit aan de hand van een dagelijkse fietsrit, waarbij de verstoring is dat de ketting eraf loopt.
De eerste aanpak is 'herstellen'. Dit is vaak de aanpak die vanzelf volgt wanneer een verstoring voor het eerst optreedt. Je fietst en merkt opeens dat, hoewel je nog net trapt zoals vlak hiervoor, je snelheid afneemt en er een onbekend geluid klinkt. Je stapt af en inspecteert de fiets. Dan zie je dat de ketting niet meer om het voorste tandwiel ligt. Je legt de ketting om het tandwiel, stapt weer op en merkt dat het fietsen weer gaat. Deze aanpak kun je natuurlijk iedere volgende keer herhalen als dezelfde verstoring optreedt. Voordeel van deze aanpak is dat je je werk kunt blijven doen zoals je altijd deed. Bovendien ontwikkel je in de loop van de tijd vaak handigheid in het herstel. Nadeel is je wel iedere keer de ongewenste gevolgen van de verstoring hebt.
De tweede aanpak is 'voorbereiden'. Deze aanpak betekent dat je, terwijl de verstoring blijft optreden, de effecten van de verstoring vermindert. Voorbereiden op de ketting-verstoring kan op verschillende manieren. De eerste is dat je bij het fietsen altijd handschoenen meeneemt. Met deze maatregel zorg je ervoor dat je geen vieze handen krijgt. De tweede is dat je herkend hebt dat er een krakend geluid klinkt vlak voor het aflopen van de ketting. Met deze kennis stop je zo snel mogelijk na het aflopen van de ketting, klemt deze minder vast en is deze makkelijker terug te leggen. Voordeel van deze aanpak is dat de ongewenste gevolgen van de verstoring afnemen. Nadeel is dat je over het algemeen je werkwijze moet uitbreiden of extra oplettendheid moet ontwikkelen.
De derde aanpak is 'voorkomen'. In deze aanpak voorkom je dat de verstoring de werkzaamheden bereikt. Je kunt bijvoorbeeld de ketting opnieuw spannen of vervangen. Of je stelt vast dat de ketting er alleen afloopt als je in de 1e versnelling harder fietst dan 30km per uur en dat dus niet meer doet. Voordeel van deze aanpak is dat de verstoring en de ongewenste gevolgen niet meer optreden. Nadeel is dat je eenmalige of structurele werkzaamheden hebt om daarvoor te zorgen.
Hierboven heb ik geschreven vanuit het perspectief van één persoon en zijn werkzaamheden. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor een proces of zelfs een hele organisatie.
Bij voorbereiden is het van belang dat je kunt kiezen welke ongewenste effecten van de verstoring het belangrijkste zijn om te verminderen. Bovendien moet je kennis opdoen welke maatregelen welke ongewenste effecten van de verstoring verminderen. Bij voorkomen moet je kennis kunnen opdoen over de omstandigheden waarin of waardoor de verstoring optreedt en hoe deze beïnvloed kunnen worden.
Nog even de drie aanpakken op een rij: