Onderdeel van Informatietheorie en cybernetica in organisaties

De juiste informatie krijgen

In je werk gebruik je informatie. Soms mist echter de juiste informatie om je werk echt goed te kunnen doen. Hoe kun je jouw informatievoorziening verbeteren? Aan het eind van dit artikel vind je 3 vragen die duidelijk maken wat je daaraan kunt doen. Maar eerst wat achtergrond uit de informatietheorie, waardoor je kunt begrijpen waarom juist deze 3 vragen goed werken.

Wat is informatie eigenlijk? Informatie is "iets" dat van een boodschapper naar een ontvanger gaat. Je denkt misschien meteen aan woorden, zoals dit artikel. Maar ook een cadeau, glimlach, klap of geur kan een vorm van informatie zijn.

De essentie van informatie is: het wegnemen van onzekerheid bij de ontvanger. Informatie vermindert het aantal mogelijke situaties waar de ontvanger rekening mee moet houden.

Het simpelste geval is informatie die onderscheid biedt tussen twee mogelijkheden. Bijvoorbeeld de weerman die laat weten of het morgen droog is of regent. Of een collega die doorgeeft welke van de twee projecten voorrang heeft.

Door deze informatie valt de helft van mogelijke situaties voor de ontvanger weg. De werkelijkheid wordt simpeler. En de ontvanger kan effectievere of efficiëntere vervolgstappen nemen.

Eén stap complexer: de weerman vertelt ook of het warm of koud wordt. De collega voegt eraan toe of een andere afdeling wel of niet kan meehelpen. Nu wordt er één situatie gekozen uit 2 * 2 = 4 alternatieven waarvan de ontvanger rekening mee moest houden. Oftewel: de wereld waarmee rekening gehouden moet worden is 75% eenvoudiger geworden.

Nog meer informatie: de weerman kan ook het uur van het begin van de regen doorgeven. Of de collega geeft ook de naam van degene die kan helpen. Nu is het nog specifieker wat er aan de hand is en kan de ontvanger nog gerichter handelen.

Kortom: informatie maakt eenduidig welke van een verzameling mogelijke situaties er aan de hand is. De onzekerheid over de omgeving neemt af en de ontvanger kan effectiever of efficiëntere vervolgstappen nemen.

Om daar nog even scherp tegenover te zetten: een boodschap die de situatie onduidelijker maakt is geen informatie, maar ruis.

Hieruit volgen 3 vragen om jouw informatievoorziening te verbeteren:

1. Welke onzekerheden beperken regelmatig de effectiviteit of efficiëntie van vervolgstappen van jou of je team, omdat je rekening moet houden met teveel mogelijkheden?
   Welke informatie zou je van wie nodig hebben om het aantal mogelijkheden waar je rekening mee moet houden te verminderen?
2. Welke informatie ontvang je die niet bijdraagt aan het verminderen van de onzekerheden waar je last van hebt (dus: ruis)?
   Hoe kun je die ruis verminderen, zodat je de ruimte krijgt om meer informatie te ontvangen of op te vragen?
3. Als je in gesprek bent en je raakt afgehaakt (= signaal van onduidelijkheid), stel dan eens de vraag: "Welke onzekerheid probeer je met deze informatie voor mij weg te nemen?"
4. Bonusvraag (filosofisch): Hoe kunnen geschiedenis, muziek, films, kunst of geschenken vormen van informatie zijn?